SmartDocuments

„Mit smarten Vorlagen effizient schicke, einheitliche Dokumente erstellen“

SmartDocuments ist eine intelligente, flexible Softwarelösung für die Standardisierung und Automatisierung der Dokumentenerstellung und Kundenkommunikation.

SmartDocuments ist die einheitliche Umgebung für sämtliche Corporate-Design-, Unternehmens- sowie Prozessvorlagen, mit der die unterschiedlichsten Dokumente erstellt werden können. Es handelt sich um eine Standardlösung, die sich nahtlos in die individuelle IT-Architektur einfügt, beim Arbeiten jedoch wie maßgeschneidert erscheint. Organisationen, die SmartDocuments verwenden, profitieren von einem hocheffizienten und einfachen Vorlagenmanagement.

SmartWizard: Die Oberfläche für Endanwender:innen

Über den Wizard füllen Anwender:innen das Dokument nach dem Frage-Antwort-Prinzip mit den notwendigen Inhalten. Die Beantwortung der Fragen erfolgt vollständig browserbasiert und ermöglicht somit ein system- und ortsunabhängiges Ausfüllen. Über die logisch gesteuerten und regelbasierten Fragen wird eine schnelle und fehlerfreie Dokumentenerstellung ermöglicht. Der SmartWizard greift stets auf die zuletzt innerhalb SmartControl freigegebene Version der jeweiligen Vorlage zurück. So wird zum einen sichergestellt, dass auch stets die aktuelle Version verwendet wird, zum anderen ist es so möglich mit SmartDocuments zu arbeiten, während parallel Anpassungen an der entsprechenden Vorlage vorgenommen werden.

SmartEditor: Das Werkzeug zur Vorlagenerstellung

Mit dem SmartEditor können Sie schnell und einfach Ihre Dokumentvorlagen erstellen. Die eigentlichen Dokumentvorlagen gestalten Sie hierbei, wie gewohnt, in Microsoft Office Word. Über den eingebundenen SmartEditor legen Sie daraufhin die Fragestruktur für den SmartWizard fest (Welche Daten und Informationen sollen im Frage-Dialog ermittelt werden?). Hierfür ganz einfach per Drag & Drop die definierten Fragen oder Textbausteine an die passende Stelle im Dokument ziehen. Technisches Know-how oder gar Programmierkenntnisse sind hierfür nicht erforderlich.

Clever gefragt – Die unterschiedlichen Fragetypen

Mit unseren verschiedenen Fragetypen können Sie die unterschiedlichsten Szenarien abbilden. Von Freitexteingaben, über Nummernfragen bis hin zu Datenbankfragen zur Übernahme bestehender Daten ist alles möglich. Je nach Struktur lassen sich ebenso Abhängigkeiten der Fragen aufbauen sowie Alternativen zu Antworten hinterlegen.

Im SmartEditor wird automatisch Ihr definiertes Corporate Design angewendet und berücksichtigt, welches hierbei (abhängig von den jeweiligen Rechten) nicht von allen Mitarbeiter:innen ohne Weiteres geändert werden kann.

SmartControl: Die zentrale Administration von SmartDocuments

Innerhalb der Oberfläche verwalten Sie Ihre Dokumentvorlagen, legen Ihr Corporate Design fest, steuern die Rechte der Benutzer:innen, verwalten die einzelnen Bausteine sowie Kopf- und Fußtexte und übernehmen die Konfiguration der Systemeinstellungen. Für die Nutzung von SmartControl ist keine Installation einer Software erforderlich. SmartControl ist vollständig browserbasiert und bietet Ihnen somit die Möglichkeit, immer und überall - auch von unterwegs- Ihr System zu verwalten. Der Aufbau und die Bedienung der Software ist intuitiv und nutzendenfreundlich gestaltet.