Die E-Akte mit dem Enterprise Content Management System enaio®

Das Pendant zur Papierakte. In ihr werden unterschiedlichste Informationsarten wie Scans & Textdokumente, eingehende E-Mails etc. in einem gemeinsamen Kontext gebündelt und verwahrt. Der Aufbau der E-Akte orientiert sich dabei an den Anforderungen Ihrer Verwaltung und seiner Abteilungen.

Keine ECM-Lösung ist so variabel und artenreich wie die digitale Akte. Sie lässt sich quasi in jedem Gebiet bzw. für jeden Zweck verwenden.

In vielen Verwaltungen besteht aufgrund der parallelen Nutzung von analogen Akten und digitalen Informationen kein einheitlicher Aktenplan. Die Verteilung vorgangsrelevanter Dokumente findet hauptsächlich in Papierakten, den E-Mail-Postfächern und in Netzlaufwerken statt. Dies führt zu hohem Aufwand bei Recherche, Anlage, Verwaltung und Archivierung. Beispielsweise druckt nicht jeder Mitarbeiter alle zugehörigen E-Mails aus, um diese in die entsprechenden Vorgangsakten abzulegen. Die Akten sind somit unvollständig. Ein einheitliches Ablagesystem und Namenskonventionen sind kaum vorhanden.

In der E-Akte bzw. elektronischen Akte werden Vorgänge und Dokumente übersichtlich zusammengefasst. Die digitale Akte kann nach Aktenplan abgelegt werden, zum Beispiel nach dem bekannten KGSt®-Aktenplan. Damit legen die Behörden ihre Daten in der elektronischen Akte nach einem einheitlichen Aktenplan für die gesamte Verwaltung ab, das heißt die Mitarbeiter können in den gewohnten Strukturen weiterarbeiten.

Die integrierte Rechteverwaltung stellt sicher, dass Mitarbeiter nur Zugriff auf die für sie relevanten Akten und Dokumente haben. Unberechtigte Zugriffe und Manipulationen werden verhindert. Die Dateien werden in dem zukunftssicheren Dateiformat PDF/A revisionssicher und ohne Qualitätsverlust archiviert.

Kern der Lösung ist eine elektronische Akte, die sämtliche Dokumente – Office-Dateien, EMails, Scans, Zip-Archive und Bilder – in dieser digitalen Aktenstruktur verwalten kann. Vorgegebene Listen für die Dokumenten-Verschlagwortung unterstützen bei der Dokumentenablage. Die Suche erfolgt über den gesamten Daten und Dokumentenbestand, amtsweit und auch von verschiedenen Standorten aus, per Volltext- oder Metadatenrecherche.

Die Rechteverwaltung von enaio® sorgt dabei dafür, dass nur Berechtigte Zugriff auf die Daten und Dokumente haben.

Digitale Akten lassen sich mit unserer ECM-Lösung enaio®, auch nach Produktplan ablegen, wobei beliebige Aktenpläne gewählt werden können. Auch dies kann die Basis zur Verwaltung aller Dokumente in einer Behörde darstellen, bei der natürlich auch die Zugriffsberechtigungen für die Akten beachtet werden.

Außerdem lässt sich die Aktenablage nach Aktenplan sowie nach Produktplan kombinieren, so dass die Behörden ihre Ablage ganz nach ihren Bedürfnissen organisieren können.

Von der Eröffnung der Akte über die Archivierung bis zu deren Aussonderung oder
Vernichtung wird der Verlauf der Akte vom ECM-System begleitet. In der Transferphase konvertiert enaio® die Dokumente in das revisionssichere Archivformat PDF/A. Die Metadaten dieser Dokumente enthalten auch einen Hinweis auf die Aufbewahrungsfristen, nach denen das Dokument ausgesondert oder langzeitarchiviert werden kann.

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