Die Anbindung an Fachverfahren mit dem Enterprise Content Management System enaio®

Automatisieren und Optimieren von Arbeitsabläufen und Verwaltungsprozessen leicht gemacht. Sie möchten die Arbeit Ihrer Behörde, Institution oder Kirche modernisieren und möglichst papierlos und noch dazu effizienter sowie schneller arbeiten? Dann können auch Sie von der Erfahrung unserer Fachleute und der Stärke unserer Software im kommunalen Markt profitieren. OPTIMAL SYSTEMS verfügt unter allen Anbietern über die größte Zahl an realisierten Schnittstellen zu Fachverfahren. Eine besondere Kompetenz liegt dabei in der ausgeprägten Schnittstellenvielfalt zu kommunalen Fachverfahren.

Übergreifende Lösungen sind ein wichtiger Faktor für den zukünftigen Erfolg. Die ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS verfügt über hochperformante, integrierbare Schnittstellen und eine komfortable Archivlösung, die perfekt auf die besonderen Gegebenheiten in der Öffentlichen Verwaltung abgestimmt sind. Spezielle Tools unterstützen den reibungslosen Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Verfahren. Applikationsübergreifende Arbeitsprozesse werden durch Rechnungsworkflows, Aktenplananbindung, die virtuelle Poststelle oder die Allgemeine Schriftgutverwaltung ermöglicht – Daten und Dokumente sind zur richtigen Zeit am richtigen Ort.

So verschafft zum Beispiel die Ausländerakte einen Überblick über all jene Dokumente eines ausländischen Bürgers, die aus dem Fachverfahren importiert wurden. Stamm- und Metadaten werden über die jeweilige Fachverfahrens-Schnittstelle aktualisiert, sodass die Daten jederzeit konsistent sind. In Papierform eingehende Dokumente können zentral digitalisiert und in die Akte aufgenommen werden. Darüber hinaus kann der Sachbearbeiter einzeln eingereichte Dokumente direkt am Arbeitsplatz scannen und der Akte hinzufügen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Akte im ECM-System auch an Arbeitsplätzen eingesehen werden kann (Zugriffsberechtigung vorausgesetzt, an denen kein Fachverfahren zur Verfügung steht).

Auch bei der Verwaltung verschiedenster Fälle im Jobcenter setzt enaio® auf die digitale Akte. Eingehende Post wird zentral erfasst, per OCR erkannt und an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Zusätzlich können einzelne Dokumente auch dezentral am Arbeitsplatz des Mitarbeiters erfasst werden, etwa, wenn der Kunde ein Originaldokument mitbringt. Alle Dokumente werden in der digitalen Akte zusammengefasst. Dabei können Daten aus den Fachverfahren in die Akte importiert werden – und umgekehrt kann aus dem Fachverfahren auf die Dokumente in der Akte zugegriffen werden. Nach Abschluss des Vorgangs kann die Akte revisionssicher archiviert werden.

Neben Ausländeramt und Jobcenter können unter anderem auch hier Fachverfahren angebunden werden:

Sozialamt, Bauamt, Bußgeldstelle, Eigenbetriebe, Fahrzeugverwaltung, Flüchtlingsmanagement, Friedhofsverwaltung, Führerschein, Gebäudemanagement, Fachverfahren, GISIntegration, Jugendamt, KFZ-Zulassung, Kindertagesstätten, Rettungsleitstelle, Sitzungsmanagement, Steueramt, Umweltamt, Vollstreckung, Waffen- und Jagdbehörde, Wohngeldstelle u. v. m.

Erfahren Sie mehr zu unseren Lösungen für die Öffentliche Verwaltung und kontaktieren Sie unsere Experten für die Öffentliche Verwaltung.

Sie erreichen uns unter der Telefonnummer 0511123 315-0 oder per E-Mail unter hannover@optimal-systems.de.

Vertiefende Informationen über die ECM-Software enaio® für Ihre Branche, unsere Verbandsmitgliedschaften und Zertifizierungen finden Sie online unter

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